Fonctionnalités et options
Gestion des demandes de congé
Offrez à votre organisation une façon simple, claire et efficace de gérer les demandes de congé.
Cette fonctionnalité centralise les demandes de congé, les approbations, les communications et le suivi des absences au même endroit. Vous réduisez ainsi les échanges par courriel, les oublis et les suivis manuels, tout en facilitant la planification pour les superviseurs.
- Les employés peuvent soumettre et les superviseurs peuvent approuver les demandes de congés directement dans FDTpro.
- Les communications liées au suivi des demandes sont prises en charge.
- La solution conserve concerve un historique complet des demandes de congé.
- Possibilité d'ajouter des validations pour assurer que le solde est suffisant, lorsque requis.
- Intégration automatique des congés demandés aux feuilles de temps.
- Calendrier des absences disponibles afin de mieux planifier les congés.
- Les congé fériés peuvent demeurer sous le contrôle des administrateurs.
- Possibilité de configurer un ou plusieurs niveaux d’approbation, selon votre structure organisationnelle.
Suivi des soldes de congé et de la banque d'heures
Simplifiez le suivi des soldes de congé et de la banque de temps dans votre organisation.
- Les employés peuvent consulter et de suivre l’évolution de leurs soldes, comme les vacances, les congés de maladie, les congés personnels ou la banque d’heures.
- Les superviseurs peuvent consulter les soldes des membres de leur équipe, lorsque cela est nécessaire.
- Les administrateurs peuvent d’effectuer des ajustements de soldes individuellement ou en lot pour sauver du temps.
- La solution vérifier les soldes lors des demandes de congé et les met à jour automatiquement.
- La solution peut bloquer les demandes qui mèneraient à un solde négatif, afin d’appliquer vos règles internes de façon rigoureuse.
- Vous pouvez configurer plusieurs types de soldes selon les besoins de votre organisation.
- La banque d’heures, les calculs de temps supplémentaire et la reprise de temps peuvent être automatisés selon vos pratiques organisationnelles et vos règles d’affaires.
Horodateur (punch)
L'horodateur est utilisé en complément de la feuille de temps. Il permet collecter en temps réel les données initiales de la feuille de temps, puis de les ajuster au besoin. Les données originales demeurent toujours visibles et ne sont pas modifiables, ce qui facilite le suivi des modifications effectuées.
Nos horodateurs en ligne se séparent en deux familles:
Horodateurs individuels
- Chaque personne utilise son propre appareil. Il peut s’agir d’un téléphone cellulaire, d’une tablette ou d’un ordinateur.
- Ce mode convient autant aux employés sur le terrain qu'au personnel de bureau.
- Optionnellement, il est possible d'enregistrer les coordonnées de l'appareil (géolocalisation). Cela enregistre la position au moment du pointage seulement, et non en continu.
Horodateurs partagés
- Le personnel utilise un ou des appareils communs, par exemple une tablette fixée au mur.
- Optionnellement, un Numéro d’Identification Personnel (NIP) ou une carte NFC peuvent être utilisés afin d’authentifier la personne qui pointe.
- Ce type de solution convient particulièrement bien dans un contexte d’usine ou de chantier.
Heure de tombée et rappels automatisés
Votre équipe ne remet pas toujours ses feuilles de temps dans les délais prévus? Avec FDTpro, vous n’avez plus à faire les suivis un par un.
La solution peut envoyer automatiquement des rappels aux utilisateurs qui n’ont pas encore soumis leur feuille de temps à l’heure limite que vous avez définie. Vous avez aussi accès à un tableau de bord qui vous permet de voir rapidement l’état des feuilles de temps et de cibler les suivis à faire aux employés ainsi qu'aux approbateurs.
Vous avez aussi accès à un tableau de bord qui vous permet de voir rapidement l’état des feuilles de temps et de cibler les suivis à faire aux employés ainsi qu'aux approbateurs.
Suivi de dépenses et déplacements
Centralisez les dépenses, le kilométrage et les pièces justificatives afin de simplifier les remboursements et le suivi des coûts.
- Les employés peuvent saisir leurs dépenses et leurs déplacements directement dans la solution.
- Les dépenses peuvent être approuvées en même temps que la feuille de temps, lorsque le même processus convient à votre organisation.
- Lorsque le processus des dépenses est différent de celui de la feuille de temps (fréquence ou approbateur différent), un formulaire distinct peut être configuré afin de gérer la saisie et l’approbation séparément.
- Des pièces justificatives, comme les photos de reçus, peuvent être jointes directement à la demande de remboursement.
- Les données peuvent ensuite être utilisées pour rembourser les employés et suivre les dépenses associées à vos projets.
- Les informations et les documents nécessaires sont conservés au même endroit, ce qui facilite la validation et le suivi.
Application mobile
Une application mobile est disponible pour les appareils Android et IOS. Elle permet aux utilisateurs d’accéder aux mêmes outils que sur la version web, que ce soit pour compléter leur feuille de temps ou pour utiliser un horodateur directement sur le terrain.
Gestion flexible des droits d’accès
FDTpro vous permet d’accorder à chacun la combinaison de droits nécessaire à l’exécution de son travail.
Certains droits s’appliquent à l’ensemble de la solution, alors que d’autres sont découpés plus spécifiquement en fonction de groupes d’utilisateurs.
Exemples :
- Création, lecture, approbation et verrouillage des feuilles de temps ou demandes de congés.
- Accès aux rapports.
- Administration de la solution, tel que la création d’utilisateurs ou création de projets.
Validations et détection d’erreurs
Réduisez les corrections et les suivis après coup grâce aux validations intégrées dans FDTpro.
FDTpro aide les utilisateurs à repérer certaines erreurs avant la soumission de leur feuille de temps. Lorsqu’une information est manquante ou semble incohérente, l’utilisateur peut être avisé immédiatement et apporter les corrections nécessaires.
La solution peut notamment vérifier :
- Les champs obligatoires à compléter.
- Le minimum d’heures à saisir dans une semaine.
- Les chevauchements d’heures dans une journée.
- Les valeurs trop basses ou trop élevées.
- Les combinaisons de choix interdites dans les listes déroulantes.
- Plusieurs autres règles adaptées à vos façons de faire.
Vous diminuez ainsi les erreurs à corriger après la soumission et les suivis à faire auprès du personnel.
Processus d’approbation
Le processus d’approbation permet à chacun de valider les données dont il est responsable et de prévenir les modifications indésirables. Le processus peut varier légèrement d’une organisation à l’autre, mais en général il ressemble à ceci :
Générateur de rapports puissant
FDTpro vous permet de créer pratiquement n’importe quel rapport en un rien de temps.
Utilisez vos rapports pour :
- le traitement de la paie.
- la facturation de vos clients.
- le suivi de vos budgets.
- la gestion et l’analyse de vos activités.
- vos demandes de crédits d’impôt RS&DE.
Le générateur de rapports permet de :
- Sauvegarder vos configurations préférées afin de les réutiliser ou les partager.
- Visualiser instantanément les rapports à même votre navigateur ou le télécharger (Excel ou PDF).
- Utiliser des critères de filtrage afin de définir les données à inclure dans vos rapports.
- Choisir parmi les types de présentation offerts (tableaux, listes détaillées ou graphiques).
- Automatiser l’envoi de rapports par courriel.
Intégration avec d’autres logiciels
Sauvez du temps et réduisez du même coup le risque d’erreurs en intégrant FDTpro à vos autres logiciels.
FDTpro est d’abord un outil axé sur la récolte de vos données et la génération de rapports. Si vous devez ensuite utiliser ces données dans un autre outil, tel un système de traitement de la paie ou un logiciel de comptabilité, nous pouvons faire le pont pour échanger des données avec ces logiciels. De tel ponts ont déjà été réalisés avec des logiciels comme Sage (simple comptable), Avantage, Acomba, Nethris, Ceridian, Employeur D, ADP, Maestro et même des logiciels « maison » de nos clients.
L’exportation des données peut également être automatisée à l’aide d’une interface de programmation d’application (API).
Solution en ligne
FDTpro est offert sous forme de service en ligne (SaaS) et fonctionne par l’entremise de votre navigateur web. Une simple connexion Internet suffit pour y accéder, ce qui la rend disponible de partout, en tout temps.
La solution étant très performante et rapide, elle offre la même sensation qu’un logiciel qui serait installé directement sur votre poste de travail, mais sans avoir à installer quoi que ce soit ou à mettre en place un serveur.
Interface bilingue
FDTpro est disponible en français ou en anglais. La solution peut aussi combiner les deux, ce qui permet à chaque utilisateur d’une même organisation de choisir la langue qu’il préfère utiliser.
Fiabilité et sécurité
Nous prenons la fiabilité et la sécurité de nos solutions au sérieux. De nombreuses mesures de redondance, surveillance et cryptage sont en place. Les données recueillies sont hébergées sur nos propres serveurs situés au Canada, dans un centre de données à la fine pointe et certifié Tier 3.
Nous mettons tout en œuvre pour assurer la disponibilité de la solution, protéger vos informations et réduire les risques d’interruption. Vous bénéficiez ainsi d’un environnement stable, sécuritaire et performant, conçu pour soutenir vos opérations au quotidien.
Autres options et fonctionnalités avancées
- Formulaires personalisés pour répondre à différents besoins (ex: bons de commandes, demandes d'effectuer du temps supplémentaires, etc.)
- Babillard intégré pour communiquer facilement des messages et des documents au personnel, avec rappels et accusés de réception.
- Identification et suivi des heures facturées.
- Personnalisation du contenu des listes déroulantes selon des groupes d’utilisateurs.
- Recherche intégrée à même les longues listes déroulantes pour repérer rapidement l’option désirée.
- Suivi des budgets d’heures afin d’analyser la performance de vos équipes et repérer les goulots d’étranglement.
- Récupération des données de la feuille de temps précédente afin de créer un point de départ pour une nouvelle semaine et sauver du temps de saisie.
- Authentification unique (SSO) telle qu’Azure AD pour accéder à FDTpro sans avoir à saisir un mot de passe spécifique.
- Vidéos de formation intégrés à même la solution.
Tutoriels vidéos
Visionnez notre série complète de tutoriels vidéo pour voir plus en détail le fonctionnement de nos solutions.
