Permettez à vos employés de demander leurs congés et aux superviseurs de les approuver à même FDTpro. Ces données s'intégreront ainsi à la feuille de temps. Vous aurez aussi l'historique et le portrait global des demandes, ce qui facilitera votre planification.

Ce module prend en charge les communications relatives au suivi des demandes. Un calendrier offre aussi un aperçu visuel des congés à venir dans votre équipe. Les congés fériés demeurent sous le contrôle des administrateurs.

Cette fonctionnalité vous évitera de vous faire questionner par les employés en ce qui concerne leurs divers soldes tels que les vacances, congés de maladie et la banque d'heures.

La solution permet :

• Aux utilisateurs de consulter et de suivre l'évolution de leurs soldes, ou ceux des membres de leurs équipes.
• Aux administrateurs d'effectuer des ajustements de soldes et des allocations en lot.
• De vérifier que les soldes sont suffisants lors des demandes de congé.
• D'automatiser les banques d'heures, les calculs de temps supplémentaire et la reprise de temps selon vos propres pratiques organisationnelles et règles d'affaires.

Vous en avez assez de courir après les demandes de remboursement et les reçus? Avec FDTpro, votre personnel peut saisir ses dépenses et ses déplacements à même sa feuille de temps et y joindre les pièces justificatives. Vous ferez aussi d'une pierre deux coups en approuvant les dépenses en même temps que la feuille de temps. Utilisez ces données pour rembourser les employés et suivre les dépenses associées à des projets.

Une application mobile est également disponible pour les appareils Android et IOS. Elle offre toutes les fonctionnalités de la version web. Selon vos besoins, l'application peut servir à faire les feuilles de temps ou comme horodateur sur le terrain.

Cette fonctionnalité est utilisée en complément de la feuille de temps. Il s'agit simplement d'une façon plus en temps réel de récolter les données initiales de la feuille de temps. Ces données peuvent ensuite être modifiées au besoin. Les ajustements effectués sont faciles à identifier, car les données originales provenant de l'horodateur demeurent toujours visibles et non modifiables.

Nos horodateurs en ligne se séparent en deux familles:

Individuels

Chaque personne utilise son propre appareil. Il peut s'agir d'un téléphone cellulaire, d'une tablette ou d'un ordinateur. Ce mode convient aux employés sur le terrain, mais aussi pour le personnel de bureau. Optionnellement, les coordonnées GPS peuvent être enregistrées au moment du pointage.

Partagés

Le personnel utilise un ou des appareils communs, par exemple une tablette fixée au mur. Optionnellement, un Numéro d'identification personnel (NIP) peut être utilisé afin d'authentifier la personne qui pointe. Ce type de solution convient particulièrement bien dans un contexte d'usine ou de chantier.

FDTpro vous permet d'accorder à chacun la combinaison de droits nécessaire à l'exécution de son travail.

Certains droits s'appliquent à l'ensemble de la solution, alors que d'autres sont découpés plus spécifiquement en fonction de groupes d'utilisateurs.

Exemples :

• Création, lecture, approbation et verrouillage des feuilles de temps ou demandes de congés.
• Accès aux rapports.
• Administration de la solution, tel que la création d'utilisateurs ou création de projets.

Le processus d'approbation permet à chacun de valider les données dont il est responsable et de prévenir les modifications indésirables. Le processus peut varier légèrement d'une organisation à l'autre, mais en général il ressemble à ceci :

  1.  L'employé soumet sa feuille de temps. C'est sa façon de vous indiquer qu'elle est complétée.

  2.  Un superviseur en fait l'approbation. À partir de ce moment, l'employé ne peut plus la modifier. Dans le cas où la feuille est plutôt rejetée, l'employé sera avisé par courriel. Notez que les approbateurs peuvent déléguer leur droit d'approbation pendant leur absence.

  3.  Un administrateur (typiquement du département de comptabilité ou des ressources humaines) verrouille le tout afin de compiler et traiter les données.

Votre personnel oublie parfois (souvent!) de compléter sa feuille de temps dans les délais requis? Vous désirez cesser de talonner les retardataires?

FDTpro s'en occupe en envoyant des rappels automatisés aux utilisateurs qui n'ont pas soumis leur feuille de temps à l'heure de tombée que vous aurez déterminée. Un tableau de bord vous donne aussi une vue d'ensemble de l'état des feuilles de temps afin d'en faciliter le suivi.

FDTpro vous permet de créer pratiquement n'importe quel rapport en un rien de temps.

Utilisez vos rapports pour :

• le traitement de la paie.
• la facturation de vos clients.
• le suivi de vos budgets.
• la gestion et l'analyse de vos activités.
• vos demandes de crédits d'impôt RS&DE.

Le générateur de rapports permet de :

• Sauvegarder vos configurations préférées afin de les réutiliser ou les partager.
• Visualiser instantanément les rapports à même votre navigateur ou le télécharger (Excel ou PDF).
• Utiliser des critères de filtrage afin de définir les données à inclure dans vos rapports.
• Choisir parmi les types de présentation offerts (tableaux, listes détaillées ou graphiques).
• Automatiser l'envoi de rapports par courriel.

Plusieurs mécanismes sont présents à travers la solution, afin de repérer les entrées incohérentes ou manquantes et en aviser l'utilisateur. Il peut alors effectuer les corrections nécessaires avant de soumettre sa feuille. Vous sauverez ainsi du temps en réduisant les suivis à effectuer auprès du personnel.

Exemples :

• Champs obligatoires.
• Minimum d'heures à saisir dans une semaine.
• Chevauchement d'heures.
• Valeurs trop basses ou trop élevées.
• Combinaisons interdites de choix dans les listes déroulantes.

Sauvez du temps et réduisez du même coup le risque d'erreurs en intégrant FDTpro à vos autres logiciels.

FDTpro est d'abord un outil axé sur la récolte de vos données et la génération de rapports. Si vous devez ensuite utiliser ces données dans un autre outil, tel un système de traitement de la paie ou un logiciel de comptabilité, nous pouvons faire le pont pour échanger des données avec ces logiciels. De tel ponts ont déjà été réalisés avec des logiciels comme Sage (simple comptable), Avantage, Acomba, Nethris, Ceridian, Employeur D, ADP, Maestro et même des logiciels « maison » de nos clients.

L'exportation des données peut également être automatisée à l'aide d'une interface de programmation d'application (API).

• Identification et suivi des heures facturées.
• Personnalisation du contenu des listes déroulantes selon des groupes d'utilisateurs.
• Recherche intégrée à même les longues listes déroulantes pour repérer rapidement l'option désirée.
• Suivi des budgets d'heures afin d'analyser la performance de vos équipes et repérer les goulots d'étranglement.
• Récupération des données de la feuille de temps précédente afin de créer un point de départ pour une nouvelle semaine et sauver du temps de saisie.
• Authentification unique (SSO) telle qu'Azure AD pour accéder à FDTpro sans avoir à saisir un mot de passe spécifique.
• Vidéos de formation intégrés à même la solution.