Exemples
Suivi des présences
Si vous devez simplement connaître les heures d’arrivée et de départ des employés, une section « Présences » comme celle-ci pourrait être utilisée. Elle permet à vos employés d'inscrire manuellement leur présences quotidiennes, sans utiliser un système de pointage en temps réel.
Les employés peuvent ajouter autant de blocs de présence que nécessaire dans une même journée pour refléter fidèlement leurs entrées et sorties. Le logiciel calcule automatiquement le total d'heures travaillées entre les arrivées et départs pour éviter les erreurs de calcul manuel.
Détail des travaux
Pour savoir ce que vos employés ont fait, une section « Détail des travaux » vous permettra d’associer les heures à des projets, des tâches ou autres informations.
Ce format est populaire et efficace car l’information saisie sur une ligne peut s'appliquer à plusieurs jours de la semaine, ce qui réduit considérablement le temps de saisie.
Au besoin, les sections « Présences » et « Détail des travaux » peuvent être combinées. Une validation est alors effectuée afin d’assurer la cohérence des données.
Détail des heures travaillées
Si vous avez besoin de récolter le détail complet, incluant à la fois ce que les employés ont fait et quand ils l’ont fait, le format suivant vous conviendra davantage.
Il fusionne la nature du travail effectué avec l'heure d'exécution dans une seule et même saisie.
Cette approche donne un maximum de détail, mais demande plus de temps à saisir puisque l'employé doit documenter sa journée de manière chronologique et détaillée.
Horodateurs
Si vous optez pour l’utilisation d’une de nos solutions d’horodateurs, la feuille de temps ressemblera alors à ceci.
Il s'agit d'une façon simple et efficace de récolter les données, en temps réel. Plutôt que de remplir manuellement sa feuille de temps, l'employé utilise un horodateur (punch) qui pré-remplit automatiquement sa feuille de temps.
En cas d'erreur ou d'oubli, les heures peuvent être modifiées par le gestionnaire ou l'employé. Les ajustements effectués sont toutefois identifiés.
Absences
Si vous désirez également faire la saisie des absences, deux approches s’offrent à vous selon vos besoins de gestion :
Si vous optez pour le module de « Demandes de congé », les congés demandés apparaîtront dans une feuille de temps, en lecture seule.
Autrement, l’employé inscrit ses absences (maladie, vacances, mobile, etc.) directement dans sa feuille de temps.
Sommaire
Une section « Sommaire », axée sur la production de la paie, combine les données provenant autant de la section des heures travaillées que des absences. C’est ici que, selon vos règles d’affaires, peuvent être effectués les calculs en lien avec le temps supplémentaire et les banque d’heures.
Il est possible d’automatiser la mise en banque et la reprise des heures, ou de laisser les employés indiquer leur préférence.
Saisie des dépenses et du kilométrage
Les sections Dépenses et Kilométrage permettent aux employés de saisir les dépenses engagées et les déplacements à rembourser. Ils peuvent joindre leurs reçus, ajouter des commentaires et lier chaque entrée au projet concerné.
Pour le kilométrage, différents taux peuvent aussi être appliqués selon les critères que vous définissez, comme le covoiturage, l’utilisation d’un véhicule électrique ou d’autres règles propres à votre réalité.
Dans la majorité des cas, ces sections sont intégrées directement à la feuille de temps. Si votre processus de saisie ou d’approbation diffère de celui des heures travaillées, les comptes de dépenses peuvent aussi être présentés dans un formulaire distinct, avec leur propre fonctionnement.
Autres exemples
D’autres sections peuvent être ajoutées afin de répondre à vos besoins particuliers et connexes à la feuille de temps. Récoltez par exemple des données liées , au télétravail, à la garde, aux primes, et plus encore! Afin de s’adapter à différentes catégories d’employés, différents formats de feuilles de temps peuvent cohabiter dans une même organisation.
