Foire aux questions
FDTpro se distingue par sa flexibilité, sa personnalisation poussée et sa facilité d’utilisation. Contrairement à plusieurs solutions plus rigides, FDTpro n’est pas conçu selon une logique « taille unique ». La solution s’adapte à votre organisation, à vos règles d’affaires et à votre façon de travailler. Vous obtenez donc une solution qui répond réellement à vos besoins, sans vous encombrer de fonctionnalités inutiles. En plus, chaque client est accompagné par un expert lors du démarrage afin de s’assurer que tout soit bien configuré dès le départ.
Nous travaillons dans le domaine des feuilles de temps depuis 2008. Au fil des années, nous avons implanté FDTpro dans des centaines d’organisations de tailles et de secteurs variés. Cette expérience nous permet de bien comprendre les réalités de différents milieux de travail et de proposer des façons de faire éprouvées.
FDTpro s’adresse à des organisations de toutes tailles, dans plusieurs secteurs d’activité. Que vous ayez des besoins simples ou plus complexes, la solution peut être configurée pour s’adapter à votre réalité. Elle convient aussi bien à des équipes administratives qu’à du personnel terrain, en présentiel, en télétravail ou en mode hybride.
FDTpro étant une solution en ligne (SaaS), il vous suffit d’un appareil connecté à Internet, comme un ordinateur, une tablette ou un smartphone, avec un navigateur web. Vous n’avez besoin d’aucun logiciel supplémentaire ou matériel spécifique pour commencer à l’utiliser. C’est simple et accessible partout, que vous soyez au bureau ou en déplacement.
Non. FDTpro est une solution 100 % en ligne. Il n’y a donc rien à installer sur vos serveurs ou sur les postes de travail.
Les utilisateurs accèdent simplement à FDTpro à partir d’un navigateur web, avec une connexion Internet. Ils peuvent donc l’utiliser au bureau, à la maison ou en déplacement.
Vous profitez d’une solution rapide et performante, sans avoir à gérer l’installation, les mises à jour ou l’entretien d’un serveur. C’est aussi une option pratique pour les équipes en mode hybride ou en télétravail.
Oui. Une application mobile est disponible pour Android et iOS. Selon vos besoins, elle peut être utilisée pour compléter les feuilles de temps ou encore comme horodateur sur le terrain. Cela permet au personnel d’accéder facilement à la solution, peu importe où il se trouve.
FDTpro peut s’intégrer à différents logiciels de paie, de comptabilité ou autres outils utilisés dans votre organisation. Si vous devez transférer vos données vers un autre système, nous pouvons mettre en place un pont, une exportation ou une intégration adaptée à vos besoins. Cela permet de réduire les doubles saisies, de gagner du temps et de limiter les risques d’erreurs.
La sécurité et la confidentialité des données sont prises très au sérieux. Différentes mesures de protection, de surveillance et de redondance sont en place afin d’assurer la fiabilité de la solution. Les données sont hébergées au Canada, ce qui est souvent un élément important pour plusieurs organisations.
Si vous cessez d’utiliser FDTpro, vous avez tout le temps nécessaire pour récupérer vos données avant la fermeture de l’accès. Vous pouvez d’ailleurs en extraire vous-même à tout moment, notamment en format Excel ou PDF. Cela vous permet de conserver l’information importante et d’assurer une transition en douceur au besoin.
FDTpro est offert sous forme d’abonnement annuel. Le tarif dépend principalement :
- Du nombre d’utilisateurs.
- Des fonctionnalités choisies.
Certaines fonctionnalités, comme l’exportation vers d’autres solutions ou des formulaires spéciaux, peuvent avoir des frais de mise en place et un coût annuel.
Vous pouvez utiliser notre outil de tarification pour obtenir une estimation de base.
Pour des besoins spécifiques ou des fonctionnalités avancées, comme des intégrations avec des logiciels de comptabilité ou de paie, une soumission personnalisée vous sera fournie.
Non. Lorsqu’un employé quitte l’organisation, son accès peut être désactivé et il ne sera plus considéré dans votre nombre d’utilisateurs actifs. Ses données demeurent toutefois accessibles aux administrateurs pour consultation ou production de rapports.
L’abonnement comprend :
- L’accès au logiciel.
- L’hébergement sécurisé.
- La personnalisation initiale de la configuration.
- Le soutien et la formation des administrateurs.
- La maintenance préventive, corrective et évolutive.
La personnalisation de base est incluse dans l’abonnement. Toutefois, des frais peuvent s’appliquer pour des modifications spécifiques ou des développements personnalisés. Ces coûts vous seront toujours communiqués à l’avance dans une soumission. À noter : il arrive souvent que la configuration initiale soit sans frais.
Considérant que FDTpro mettra beaucoup d’effet pour personnaliser la solution en fonction des besoins de votre organisation, nous nous attendons à ce que nos client s’engage pour l’année. Nous n'effectuons donc pas de remboursement en cas de désabonnement en cours d’année.
Absolument! Nous savons que compléter les feuilles de temps à temps, c’est parfois un défi! C’est pourquoi FDTpro envoie des rappels automatiques aux employés qui n’ont pas soumis leur feuille à l’heure limite que vous avez fixée. Vous pouvez même configurer une deuxième heure de tombée ou envoyer un rappel manuel quand vous le souhaitez. En plus, un tableau de bord clair vous donne une vue d’ensemble pour suivre facilement l’état des feuilles de temps.
Oui, tout à fait! Avec FDTpro, vous pouvez suivre les heures travaillées par projet, client, tâche ou autre catégorie. Toutes les données saisies par votre personnel peuvent être extraites grâce à notre générateur de rapports puissant. En plus, des fonctionnalités avancées vous permettent de définir et de gérer des budgets pour assurer un meilleur suivi de vos projets.
Oui, et il est super efficace! Voici comment ça fonctionne :
- L’employé soumet sa feuille de temps pour indiquer qu’elle est prête.
- Un superviseur valide ou rejette la feuille. En cas de rejet, l’employé reçoit un avis par courriel.
- Un administrateur verrouille les feuilles approuvées pour les traiter.
Une feuille approuvée n’est plus modifiable, et vous pouvez déléguer les droits d’approbation en cas d’absence.
Oui, plein de mécanismes sont en place pour détecter les incohérences ou champs manquants. Par exemple :
- Champs obligatoires.
- Alertes en cas d’heures incohérentes.
- Combinaisons interdites dans les listes déroulantes.
Ces outils vous font gagner du temps en réduisant les suivis!
Oui, avec notre générateur de rapports puissant et flexible, vous pouvez créer des rapports rapidement pour :
- La paie.
- La facturation.
- Le suivi de vos budgets.
- L’analyse de vos activités.
- Les crédits RS&DE.
Le tout peut être filtré, visualisé directement ou exporté en Excel ou PDF.
Certainement! FDTpro vous permet de définir précisément les droits d’accès selon les rôles. Par exemple :
Création, approbation et verrouillage des feuilles de temps.
Accès aux rapports.
Administration générale (ajout d’utilisateurs, projets, etc.).
Oui, bien sûr! Si le processus d’approbation des dépenses dans votre organisation nécessite des règles différentes de celles des feuilles de temps (comme des approbateurs différents ou une fréquence différente), nous pouvons vous accommoder. Nous pouvons séparer la saisie des dépenses de la feuille de temps et créer une section distincte, avec un processus d’approbation sur mesure pour votre organisation.
Oui. FDTpro permet de distinguer les heures facturables des heures déjà facturées, ce qui vous aide à faire le suivi de vos travaux en cours. Une fois qu’une heure est identifiée comme facturée, elle ne peut plus être modifiée librement par l’employé, ce qui sécurise davantage l’information.
Oui, l’horodateur peut enregistrer la géolocalisation si votre organisation le désire. Un lien est alors disponible avec les données de l’horodateur afin de voir à quel endroit était situé l’appareil au moment du pointage.
Non, les coordonnées sont enregistrées uniquement au moment du pointage, et aucun suivi en continu n’est effectué. Cette approche respecte les exigences légales en matière de protection de la vie privée.
Non, la géolocalisation est entièrement optionnelle.
Oui, les heures saisies à l’aide de l’horodateur peuvent être ajustée si nécessaire. Cependant, les données originales restent toujours visibles et ne sont pas modifiables. Vous conservez alors une trace des entrées originales. Le personnel peut ainsi réviser ses heures et apporter des corrections avant de soumettre sa feuille de temps, tout en permettant un suivi facile des ajustements effectués.
Un mode « hors ligne » peut être mis à votre disposition si nécessaire. Ce mode est parfait pour les situations où votre personnel travaille dans des zones sans réseau Internet. Les données sont enregistrées localement et synchronisées dès qu’une connexion est rétablie. Cela assure un suivi continu et fiable, même dans les endroits isolés.
FDTpro ne fournit pas les appareils pour l’horodateur. Toutefois, la solution est conçue pour fonctionner facilement avec des équipements courants comme des tablettes ou des téléphones mobiles. Vous pouvez ainsi utiliser les appareils que vous avez déjà, ou acheter ceux qui conviennent le mieux à vos besoins et à votre budget. Vous n’avez donc pas à investir dans du matériel spécialisé.
Oui, tout à fait! Vous pouvez utiliser des horodateurs dans plusieurs installations différentes. Toutes les données collectées sont centralisées dans la même solution, pour une gestion simplifiée.
Vous pouvez également configurer plusieurs horodateurs dans une même installation, ce qui est particulièrement pratique si vous avez beaucoup de personnel ou plusieurs points d’entrée.
Oui. Il est possible d’appliquer automatiquement les pauses de dîner, selon les règles établies avec votre organisation.
Lors des rencontres de démarrage, nous déterminerons d’abord si cette automatisation est nécessaire pour votre fonctionnement. Si oui, nous définirons ensuite les règles à appliquer, par exemple la durée de la pause, les conditions d’application et les exceptions possibles.
Cela permet de réduire la saisie manuelle, les oublis et les erreurs. Des ajustements manuels peuvent aussi être effectués au besoin.
Oui. FDTpro offre un module optionnel pour gérer les demandes de congés et les absences directement dans la solution.
Les employés peuvent faire leurs demandes de congé en ligne. Les gestionnaires peuvent ensuite les approuver ou les refuser selon le processus prévu dans votre organisation.
Une fois les demandes approuvées, les informations sont automatiquement ajoutées aux feuilles de temps concernées.
Un calendrier des congés permet aussi de visualiser facilement les absences à venir.
Oui, FDTpro offre un suivi détaillé des soldes, comme les vacances ou les congés maladie. Vous pouvez :
- Consulter les soldes en temps réel.
- Effectuer des ajustements.
- Vérifier les soldes disponibles lors des demandes.
Oui. FDTpro peut vérifier les soldes disponibles au moment où un employé fait une demande de congé.
Selon les règles établies avec votre organisation, il est possible d’empêcher une demande qui dépasse le solde disponible ou d’afficher un avertissement. Cela permet de mieux contrôler les absences et d’éviter les erreurs avant même l’approbation.
Bien sûr! Lors de la mise en place, nous configurons les types de soldes selon les besoins de votre organisation.
Par exemple, FDTpro peut permettre de suivre les vacances, les congés de maladie, la banque de temps, les congés mobiles ou d’autres types de congés propres à votre fonctionnement. Chaque solde peut être configuré selon vos règles, afin de faciliter le suivi pour les employés, les gestionnaires et l’équipe administrative.
Oui! Si votre organisation en a besoin, les demandes de congés peuvent être configurées avec plus d'un niveau d’approbation. Certains employés peuvent nécessiter une seule approbation, tandis que d’autres peuvent en demander deux ou même trois. L’employé est informé à chaque étape pour un suivi transparent et sans tracas.
Oui. FDTpro peut automatiser les ajouts et les retraits dans la banque de temps selon les règles établies avec votre organisation. Le niveau d’automatisation peut varier selon vos besoins et les modules utilisés. Cela permet de réduire les calculs manuels, les oublis et les erreurs dans le suivi de la banque de temps.
Par exemple, les heures supplémentaires peuvent être mises en banque automatiquement. Les retraits peuvent aussi se faire automatiquement si l’employé n’a pas à faire une demande de congé pour reprendre du temps en banque. Si votre organisation utilise plutôt le module de demandes de congé, les retraits peuvent alors être liés aux demandes approuvées.
Le soutien est accessible à partir d’un système de billetterie intégré directement dans FDTpro. Cela permet de faire un suivi clair et efficace des demandes.
Les administrateurs peuvent y poser leurs questions, que ce soit pour l’utilisation des fonctionnalités, une demande de modification, la facturation ou tout autre besoin lié à la solution.
Notre équipe demeure également disponible par téléphone ou par courriel au besoin.
Non. Le soutien est inclus avec votre abonnement à FDTpro. Vous pouvez donc communiquer avec notre équipe si vous avez une question, un problème ou besoin d’aide pour utiliser la solution.
Des frais pourraient toutefois s’appliquer pour des demandes particulières, comme des développements personnalisés, des configurations importantes ou des besoins qui sortent du soutien habituel. Dans ce cas, nous vous en informerons avant d’aller plus loin.
Le soutien technique est disponible pendant les heures normales d’affaires.
Toutefois, si une situation urgente survient en dehors de ces heures, l’équipe de FDTpro prendra en charge la situation dès que possible afin de limiter les impacts pour votre organisation.
Le soutien est offert en français et en anglais.
Vous pouvez donc communiquer avec notre équipe dans la langue de votre choix, que ce soit pour une question, une demande d’aide ou un suivi lié à FDTpro.
Oui. FDTpro offre des tutoriels vidéo intégrés directement dans la solution.
Plutôt que de longs guides écrits, nous privilégions des capsules vidéo simples et faciles à consulter au moment où le besoin se présente.
Ces tutoriels expliquent clairement les différentes fonctionnalités et sont adaptés selon les droits d’accès des utilisateurs.
1. Communiquer vos besoins
Afin de préparer un exemple pertinent et vous permettre de bien évaluer la solution, il nous faut connaitre vos besoins. Utilisez un des moyens suivants pour nous en faire part :
- Via le formulaire de Demande d'essai
- Par courriel à info@fdtpro.com
- Par téléphone au 1 800 516-7805
- En demandant une rencontre virtuelle (Teams) avec un de nos conseillers experts
2. Explorer un exemple personnalisé
Les informations pour accéder l'exemple vous seront envoyées quelques minutes ou quelques heures après la demande. Cela dépend de la complexité de vos besoins. Cet exemple contiendra des données fictives pour vous donner rapidement un aperçu du fonctionnement. Vous pouvez explorer l'exemple par vous-même ou avec nous lors d'une rencontre virtuelle. Ce sera aussi l'occasion de répondre à vos questions, de discuter de vos besoins et des possibilités qu'offre la solution. Vous aurez ainsi toute l'information nécessaire pour décider si vous souhaitez aller de l'avant avec la solution FDTpro et passer à l'étape suivante.
3. Analyser plus en détail vos besoins et établir la stratégie finale
L'exemple initial n'étant qu'un point de départ, une ou plusieurs rencontres avec nos conseillers experts permettront d'analyser plus en détail vos besoins et établir la stratégie finale. Plusieurs itérations peuvent être nécessaires pour arriver à la solution qui répond parfaitement à vos besoins.
4. Former les administrateurs
Une fois la solution complètement personnalisée à votre goût, nous formerons vos administrateurs. Cela vous permettra d'effectuer le paramétrage nécessaire au déploiement tel que la création des employés et des projets après que nous aurons supprimé les données fictives. Notez que des tutoriels vidéo sont également disponibles à même la solution, et ce autant pour les administrateurs que pour le personnel qui ne fait que remplir des feuilles de temps.
5. Déployer la solution dans votre organisation
Il ne vous reste alors qu'à informer le personnel et leur envoyer les informations pour se connecter à la solution.
L'ensemble de cette démarche se déroule typiquement sur une période de 2 à 6 semaines. Cela dépend principalement de votre rapidité à prendre des décisions, répondre à nos questions, et de votre disponibilité à participer aux diverses rencontres.
Oui. Il est possible d’obtenir un exemple de la solution ou de planifier une démonstration avant de prendre une décision. Cela vous permet de mieux comprendre le fonctionnement de FDTpro et de voir comment la solution pourrait s’appliquer dans votre contexte.
Une formation est offerte aux administrateurs de la solution afin qu’ils puissent bien comprendre son fonctionnement et l’utiliser efficacement. La formation couvre les fonctionnalités qui font partie de votre environnement, pour que votre équipe puisse rapidement devenir autonome.
Oui. Il est possible d’importer certaines données pour faciliter le démarrage, par exemple pour éviter d’avoir à recréer manuellement de longues listes ou certaines informations de base. Cela peut vous faire gagner du temps au moment de la mise en place.
Oui. Les rencontres de démarrage servent justement à bien cerner vos besoins afin de configurer la solution correctement dès le début. Le but est que vous partiez avec un environnement qui correspond à votre réalité et qui soit prêt à être utilisé de façon efficace.
