Les applications de type horodateur électronique, souvent appelées « punch », permettent une saisie des heures travaillées en temps réel. À l’inverse, une feuille de temps traditionnelle peut être complétée à la fin de la journée ou de la semaine. Certains contextes se prêtent bien à l‘usage de l’horodateur, d’autres non. Explorons les facteurs à considérer et les enjeux associés.
L’horodateur a le potentiel de récolter des données plus précises. Je dis potentiel car il faut quand même bien l’utiliser et cela demande une certaine rigueur. Dans les faits, il est rare qu’une feuille de temps produite par l’horodateur ne nécessite aucun ajustement. Je dis bien feuille de temps car même avec un horodateur, une feuille de temps est produite.
L’horodateur est souvent perçu comme un moyen de prévenir le vol d’heures. Je ne pousse pas personnellement cet argument de vente. À la fin, les tricheurs trouveront toujours un moyen de tricher. Je considère qu’un tel problème de confiance va bien au-delà de la saisie du temps.
On revient donc à l’horodateur comme moyen de saisie du temps. La saisie est particulièrement bien adaptée à des employés de terrain qu’on pourrait aussi identifier comme des employés manuels. Considérant que la saisie est faite sur appareil mobile moins ergonomique qu’un ordinateur, le fait de simplifier la saisie et de minimiser les manipulations est le principal avantage recherché.
Il y a aussi le contexte d’usine ou d’atelier qui se prête bien à l’usage de l’horodateur, que ce soit en version qui enregistre les présences seulement, mais aussi dans la version avec le détail des travaux effectués. C’est l’absence de poste de travail avec ordinateur individuel qui rend l’horodateur pertinent.
Horodateur et employés de bureau
Certains pensent que l’usage d’un horodateur par des employés de bureau pour indiquer chaque changement de tâche pourrait leur faire sauver du temps dans la production de leur feuilles de temps. Ils pensent que ces employés pourraient préférer utiliser un horodateur, même sur une base volontaire. Nous avons fait l’expérience dans quelques organisations et le verdict est sans équivoque. Si on donne le choix aux employés d’utiliser ou non la saisie à l’aide d’un horodateur, après un certain temps, plus personne ne l’utilise. Ça demande simplement trop de rigueur à travers les diverses interruptions du quotidien. Le temps requis pour corriger les erreurs vient annuler tous les gains potentiels. Bref, ce n’est pas magique. Si vous souhaitez tout de même contrôler les présences, un horodateur « arrivé-départ » sans le détail des tâches est envisageable et viable.
Géolocalisation (GPS)
Pour les employés de terrain, l’usage du GPS est une option à considérer. C’est principalement un moyen de contrôle additionnel pour le vol d’heures. La perception de cette fonctionnalité est un peu lourde disons-le. Pour notre part, nous ne captons que les coordonnées au moment du pointage d’arrivée ou de départ. Il n’y a pas de suivi en continu, même pendant le temps travaillé. C’est le plus loin que nous acceptons d’aller. Il est également important de noter que vous ne pouvez pas obliger les employés à utiliser leur propre appareil. Ils peuvent donc refuser, à moins que vous ne fournissiez l’appareil.
Biométrie
Sachez que la saisie des heures travaillées ne justifie pas à elle seule l’usage de la biométrie, ou du moins son imposition. Les employés pourraient donc accepter ou refuser d'en faire l’usage.
Comme vous pouvez le constater, la décision d’imposer ou non l’utilisation d’un horodateur pour la saisie du temps ne repose pas uniquement sur des aspects pratiques, mais aussi sur des considérations politiques et de perception. J’espère avoir nourri votre réflexion si vous faites face à ce dilemme.
