Personne n’aime faire des feuilles de temps, ça fait partie de notre slogan et c’est notre défi de changer cette perception. Cette aversion peut induire un manque d’assiduité à produire les feuilles de temps de la part des employés et devenir un cauchemar pour les personnes responsables de la paie, la comptabilité et les gestionnaires. Lorsque l’employé sait que son surtemps a des conséquences positives sur son « chèque » de paie, ça donne une motivation additionnelle. Ce n’est pas toujours le cas et le défi est encore plus grand si la production de la feuille de temps n’est pas du tout rattachée à la rémunération de l’employé comme dans certains contextes où les données ne servent qu’à analyser les activités ou faire des demandes de crédit d’impôt par exemple. Heureusement, il y a des solutions et on réussit toujours à relever ce défi.
Voici quoi faire pour mettre en place les conditions gagnantes.
- Avoir un bon outil de saisie, accessible de partout, sur tous les types d’appareils et surtout facile à utiliser.
- Bien définir le niveau de détail dont vous avez besoin. Éviter la saisie de données inutiles qui serait démotivante.
- Automatiser tout ce qui s’automatise en utilisant des valeurs par défaut, la possibilité de copier ou récupérer de l’information de saisies précédentes.
- Éviter que l’employé ait à calculer quoi que ce soit. Éliminer également les erreurs par le fait même.
- Limiter la longueur des listes déroulantes en faisant le ménage du contenu. Éviter par exemple que des projets terminés depuis longtemps polluent les listes. Au besoin, gérer le contenu des listes par groupe d’employés pour qu’ils ne voient que ce qui leur est pertinent.
- Avoir une fréquence de production qui s’intègre bien dans la routine. La feuille de temps hebdomadaire est la meilleure, et ce même si votre paie est produite aux deux semaines. Cela n’empêche pas de faire des calculs ou des rapports couvrants les deux semaines pour le traitement de la paie.
- Responsabiliser les supérieurs immédiats des employés. Dans les plus grandes organisations, il est impossible pour la personne responsable de la paie ou de la comptabilité de faire le suivi serré auprès de tous les employés. La collaboration des supérieurs immédiats est essentielle et l’effet d’entraînement est puissant. Donnez-leur les outils donnant une vue d’ensemble et facilitant le suivi. Un rappel automatisé envoyé aux approbateurs peut aussi aider. Ils pourraient aussi montrer l’exemple en produisant des feuilles de temps, même si cela ne leur est pas requis.
- Évitez le laisser-aller en ne laissant pas trop de marge de manœuvre. Faites-le suivi régulièrement et évitez qu’un employé accumule plusieurs semaines de retard. Les administrateurs doivent avoir de bons outils pour avoir une vue d’ensemble rapide et en temps réel.
- Envoyer des rappels automatisés bien ciblés, envoyés au bon moment et juste assez fréquents. Un seul rappel devrait suffire. Envoyer trop de rappels pourrait finir par perdre son effet. Déterminer le moment en fonction de l’heure de tombée pour produire la paie en tenant compte du temps requis pour faire la feuille de temps et pour qu’elle soit approuvée.
- L’importance de la feuille de temps doit faire partie de la culture d’entreprise et se refléter dans ses politiques.
La phase de mise en place de la solution de feuille de temps est particulièrement critique. Il sera difficile de redresser le bateau si celui-ci part de travers. Le changement et l’inconnu peuvent être des enjeux d’autant plus si vous avez du personnel moins confortable avec les technologies. Durant cette phase, les mesures suivantes sont bénéfiques :
- Communiquer les bénéfices concrets de la nouvelle solution.
- Impliquer les employés en récoltant des rétroactions. Une phase de test pilote peut s’avérer utile.
- Offrir la formation nécessaire pour qu’ils se sentent bien confortables avec l’outil et non intimidés.
Chaque organisation est unique et comporte ses propres défis. Si vous avez des enjeux en lien avec l’adhésion ou l’assiduité des employés à produire leurs feuilles de temps, n’hésitez pas à nous contacter pour qu’on regarde ensemble comment on peut vous aider.
