Il est bien normal pour la plupart des organisations de petite taille ou en démarrage qu’un chiffrier soit utilisé pour faire les feuilles de temps. Par chiffrier, comprenez bien qu’on parle d’Excel dans la grande majorité des cas. Intégrer un vrai logiciel de feuille de temps dans une organisation n’ayant pas encore une certaine stabilité, c’est en quelque sorte mettre la charrue devant les bœufs. Il ne faut cependant pas attendre de perdre le contrôle avant d’y penser. La feuille de temps devient rapidement centrale dans les opérations d’une organisation. Nombreux sont les nouveaux clients qui viennent à nous lorsqu’ils atteignent les limites de leur feuille de temps Excel. C’est généralement entre 5 et 10 employés que ce seuil est atteint. Parfois, c’est à la suite du départ de leur « gourou » Excel. Nous leur demandons souvent un exemple de la feuille de temps Excel pour analyser où en est rendu l’organisation dans ses besoins de feuille de temps. Parfois ce n’est pas joli, mais c’est quand même un bon point de départ. On peut y récupérer ce qui marche pour le reproduire dans notre logiciel et amorcer les discussions sur cette base.
Les avantages d’une feuille de temps sur chiffrier Excel
La rapidité de déploiement est certainement l’avantage principal. Dans la mesure où les besoins sont simples et que vous êtes habile avec Excel, le déploiement peut se faire en quelques heures voire minutes.
Le coût peut aussi être avantageux. Assumant que vous avez déjà le logiciel de chiffrier, la solution peut même sembler gratuite, mais il y a un piège. Avec les pertes de temps et le coût que représentent ces pertes de temps, la facture furtive peut exploser rapidement. Le risque d’échapper des heures facturables pourrait aussi annuler toutes économies potentielles.
Le chiffrier peut aussi vous donner plus d’autonomie pour faire face à l’évolution des besoins. Pour modifier la programmation d’une règle d’affaire qui changerait par exemple. Encore là, il vous faut les connaissances. Un bon logiciel devrait aussi pouvoir évoluer en fonction de vos besoins, mais vous pourriez ne pas pouvoir faire les changements par vous-même. Certains y verront là un avantage pour le logiciel. Ça dépend comment vous valorisez le « DIY ».
Les avantages d’un logiciel de feuilles de temps
Le logiciel de feuille de temps se démarque avec ses fonctionnalités avancées et surtout l’aspect collaboratif car il tire sa puissance d’une véritable base de données centralisée.
Voici une liste des choses qu’un bon logiciel de feuille de temps pourra faire mieux qu’Excel ou qui seraient plus difficiles voire impossibles à accomplir sur Excel :
- Le processus d’approbation et de traitement
- La gestion des droits d’accès
- L'outil de suivi et d'assiduité (rappels automatisés, tableau de bord…)
- Les validations d’erreurs
- L’administration centralisée
- La gestion des listes déroulantes et la propagation de ces changements
- Le partage des données
- La production de rapports rapidement compilés
- L'automatisation de rapports
- L'accès avec appareils mobiles et à l’extérieur de votre réseau
- La sécurité / confidentialité, et la stabilité
- Une structure de feuille dynamique ayant le bon nombre de lignes plutôt qu’un nombre préétabli
Toutes ces fonctionnalités d’un logiciel de feuille de temps finissent par faire sauver du temps et du coup, de l’argent. Le coût du logiciel peut donc se rentabiliser assez rapidement surtout quand le nombre d’utilisateurs augmente.
En bref, pour un travailleur ou une travailleuse autonome, le chiffrier est certainement l’option la plus intéressante dans la majorité des cas. Avec l’ajout d’un ou deux employés, c’est encore bien viable. Ensuite, ça le devient de moins en moins car les fonctionnalités avancées et collaboratives deviennent essentielles. Si votre feuille de temps Excel commence à atteindre ses limites et que vous sentez qu’elle engendre des pertes de temps ou des erreurs coûteuses. N’hésitez pas à nous contacter pour qu’on regarde ensemble comment une vraie solution de feuille de temps pourrait vous être bénéfique.
